Warunkiem możliwości rozliczenia wydatków w kosztach podatkowych jest posiadanie niezaprzeczalnych dowodów poniesienia tych kosztów. Niestety, wbrew pozorom, paragon nie jest dokumentem upoważniającym do tego typu działań. A na nim opiera się wiele usług, na przykład najem, czy usługi sprzątania.

Ważne jest dokładne wskazanie stron, które ponoszą koszty

Paragon jest świadectwem wykonania określonej usługi oraz sprzedaży/nabycia określonego dobra. Jednak mimo wszystkich informacji, które są na nim zawarte, takich jak miejsce, data, nazwa podmiotu, kwota oraz kontakt, nie może on być użyty podczas rozliczania najmu, ponieważ nie wskazuje on obydwóch stron, a tym samym nie może jednoznacznie wskazać dowodu poniesienia kosztów – tak wskazuje dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej. Sprawa wiąże się z podatnikiem, który nabył mieszkanie o wartości miliona złotych i chciał się dowiedzieć, ile wynosi jego rzeczywista wartość. KIS uznał, że wartość początkową można by powiększyć o taksę notarialną, opłatę sądową oraz o zapłacony podatek od czynności cywilnoprawnych. Jak się jednak okazuje, kwoty te nie mogą być kosztami bezpośrednimi. Zakwalifikowanie ich do takowych wiązałoby się z koniecznością posiadania dodatkowych dokumentów potwierdzających poniesienie kosztów przez dokładnie tę osobę. Spośród podobnych działań możliwe jest jedynie uwzględnienie kosztów poniesionych w związku z pozyskaniem najemcy.

Warto mieć na uwadze, że Fiskus respektuje jedynie dokumenty, które spełniają dokładne wymagania, w tym wypadku będą to dane pozwalające ewidencjonować strony biorące udział w konkretnej usłudze. Z tego punktu widzenia, najbardziej wiarygodne będą wszelkiego rodzaju rozliczenia, które powinny takie dane zawierać, a także są pełnoprawnym dokumentem.