Ewidencjonowanie
operacji gospodarczych 

Operacjami gospodarczymi nazywamy każde, udokumentowane zdarzenie gospodarcze, które zmienia stan składników aktywów oraz pasywów, oraz wpływa na wynik finansowy działalności jednostki. Ponieważ każda operacja ma wpływ na majątek, źródła finansowania i wynik finansowy firmy podlega ona więc ewidencji księgowej.

Operacja gospodarcza musi spełnić 4 poniższe warunki:

• musi być wyrażona w wartościach pieniężnych – należy tutaj zaznaczyć, że powszechne jest stosowanie także ewidencji w jednostkach naturalnych (sztuki lub kilogramy), jednak ten rodzaj ewidencji używany jest wyłącznie w celach pomocniczych i nie może zastąpić ewidencji wartościowej;
• powoduje zmiany w posiadanych zasobach i/lub źródłach ich finansowania;
• wchodzi w zakres działalności danej firmy – ten warunek współgra z metodą podmiotową rachunkowości, zgodnie z którą wszystkie zdarzenia gospodarcze powinny być rozpatrywane z punktu widzenia danego podmiotu gospodarczego. W tym przypadku księgowane są wyłącznie operacje, które bezpośrednio zmieniają wartość pasywów i aktywów. Trzeba jednak wspomnieć, że istnieje grupa operacji księgowych, która nie spełnia tych warunków. Są to operacje rozliczeniowe, przegrupowujące oraz te, które wynikają z wymogów formalnych;
• musi być rozpatrywana jednocześnie z dwóch punktów widzenia – operacja równocześnie wywołuje dwie równe wartościowo zmiany, zarówno w stanie aktywów, jak i/lub pasywów.

Powyższe warunki pokazują, że nie wszystkie zdarzenia będzie można zaliczyć do operacji gospodarczych, więc nie wszystkie zostaną ujęte w ewidencji księgowej.

Poniżej znajduje się lista przykładowych operacji gospodarczych. Zalicza się do nich m.in.:

• zakup materiałów,
• przelanie wypłaty na konto pracownika,
• otrzymanie przelewy z banku z tytułu zaciągnięcia kredytu,
• wydawanie z magazynu materiałów do zużycia,
• spłata zobowiązania,
• wysłanie zamówień skierowanych do dostawców do materiałów,
• otrzymanie zapłaty od dostawcy,
• wpłata dywidendy dla akcjonariuszy.

Poniżej znajdziesz przykłady zdarzeń, które zachodzą w firmie, ale nie spełniają warunków operacji gospodarczych, przez co nie są ujmowane w ewidencji księgowej firmy. Do tych zdarzeń zalicza się m.in.:

• otrzymanie zamówienia od klienta – choć wiele przedsiębiorstw posiada systemy, w których rejestruje się zamówienia, to nie są one zaliczane do operacji gospodarczych. Wynika to z faktu, że, dopóki nie zostaną one zrealizowane, nie powodują zmian w stanie zasobów ani źródeł finansowania firmy;
• uzyskanie linii kredytowej w banku na bieżącym rachunku – podobnie jak w poprzednim przypadku tutaj również nie następuje zmiana zasobów i/lub źródeł finansowania. Sytuacja ta zmienia się, gdy upoważniona do tego osoba wyciągnie pieniądze lub dokona płatności;
• podpisanie umowy o pracę z pracownikiem – ten fakt nie jest operacją gospodarczą, staje się nią dopiero w momencie, w którym powstaje zobowiązanie z tytułu wynagrodzeń, ubezpieczeń etc.;
• złożenie zamówienia na dostawę materiałów – operacja ma miejsce w momencie, kiedy firma otrzyma materiały bądź fakturę za zamówienie.